الوقت أغلى ما يمتلكه البشر بولا مجدى - مدرب و محاضر بالمركز الكندي للتنمية البشرية

كثير من البشر يعاني من مشكلة خطيرة جداً وهي اللعب في الأوقات الضائعة وأنا أطلق عليهم مسمي “أصحاب اللحظات الأخيرة أو الضائعة” فالكل يتحرك يميناً ويساراً لإنجاز مهام ليست علي درجة كبيرة من الأهمية وإسراف وقت كبير في أمور تافهة لا قيمة لها وعندما يفيقون ويستيقظون من غفلتهم يجدوا أنفسهم في الوقت الضائع ولابد من إنجاز المهام ذات الأولوية والأهمية الأكبر فلا يستطيعون ويبدأون في البكاء والنوح والندم في حين أنه كان لديهم متسع من الوقت لترتيب الأولويات وإنجاز المهام .. فالوقت وزنة سوف نُحاسب عليها في اليوم الأخير والوقت هو الحياة .. إذاً فلنفتدي أوقاتنا لنفتدي حياتنا، “فإذا أردت الحياة فعليك بإدارة الحياة .. وإدارة حياتك تبدأ من إدارة وقتك”.

فتعال معي عزيزي القارئ نسلط الأضواء علي بعض النقاط الأساسية الخاصة بأهمية الوقت والإشارة إلي بعض الاستراتيجيات الفعالة في إدارة الوقت:

• خصائص الوقت:

1. لا يمكن استرجاعه: فمهما تحاول اللحاق بالزمن فإنه لن يمكنك ذلك، فالوقت الضائع لا يمكن استرجاعه حتي إذا قطعت أميالاً من العدو وراءه.

2. لا يُباع ولا يُشتري ولا يٌستأجر: فأنت لا تستطيع أن تبيع جزء من وقتك أوتشتري أو تستأجر نصف ساعة علي عدد ساعات يومك، فكلنا كبشر متساوون نملك 24 ساعة يومياً بمثابة شيك يودع في رصيدك اليومي ولك مطلق الحرية في صرفه.

3. لا يمكن إيقافه: حيث لا يمكنك إيقاف الزمن للإنتهاء من مهمة أو عمل ما فالوقت يمر دون أن يقف، فحتي لو توقفت عقارب الساعة فإن الوقت لا يزال مستمراً في المرور.

4. لا يمكن تخزينه: فأنت لا تستطيع أن تجمع في خزائنك بضع ساعات والرجوع إليها عند الحاجة، فالوقت لا يمكن حفظه وتخزينه.

• لصوص الوقت :

1. المماطلة والتأجيل: تعلمنا ونحن في الصغر مبدأ أكثر من رائع وهو «لا تؤجل عمل اليوم إلي الغد» ، فتأجيل المهام لص قاتل من لصوص الوقت، فتعلم إدارة أولوياتك.

2. الخلط بين أهمية الأمور: كثير من البشر لا يعرفون بماذا يبدأون وأي المهام أكثرها أهمية وأيها أقل أهمية وأيها عديمة الفائدة.

3. النوم: فلا تحب النوم لئلا تفتقر .. افتح عينك تشبع خبزاً، فالمعدل الطبيعي لعدد ساعات النوم من 6 إلي 8 ساعات فهي كافية لتحافظ علي نشاطك وطاقتك بقية يومك .

4. عدم التركيز: تشتت الذهن والتفكير في أكثر من موضوع يجعل تركيزك أقل ومن ثم تستهلك وقت أطول في المهام التي تقوم بها.

5. المقاطعات والزيارات المفاجئة: فهذه المقاطعات والزيارات المفاجأة تقلب جدولك اليومي رأساً علي عقب إذا لما تتعامل معها بحسم.

6. وسائل الترفيه: بما فيها التليفزيون والموبايل والفيس بوك وغيرها من وسائل الترفيه التي تسرق وقتك فيجب أن تتعامل معها بحزم شديد.

7. عدم قدرتك علي قول «لا» : الشخص الذي يستحي من رفض الزيارات والمقاطعات المفاجأة يكون غير قادر علي امتلاك زمام وقته.

8. عدم النظام: عندما تكون مكتبك غير منظم وأوراقك غير مرتبة فإن ذلك يجعلك تستهلك وقتأ أطول في البحث عن الأشياء في كومة الأوراق هذه.

9. المجهود المكرر: بأن تكون منهمكاً في القيام بشئ ما ثم تتركه لتفعل شئ آخر، ثم تعود مرة أخرى لما كنت تقوم به في البداية، هذا الأمر يجعلك تبذل جهداً مضاعفاً لما كنت تقوم بفعله.

10. التخطيط غير الواقعي: بأن تحدد 5 أيام علي سبيل للقيام بمهمة تتطلب يومين علي الأكثر والعكس المهمة التي تتطلب يومين تعطيها 5 أيام مما يؤدي إلي استهلاك الكثير من الوقت.

• استراتيجيات لإدارة الوقت بفاعلية:

1. التخطيط الجيد: وتذكر أن صرف دقيقة في التخطيط سيوفر لك 4 دقائق في التنفيذ.

2. درب نفسك علي نظام ثابت نسبياً: في النوم والإستيقاظ والعمل والترفيه… الخ.

3. ضع أعمالك علي ميزان من الورق لتعرف الأهم.

4. رتب أولوياتك السنوية والشهرية والأسبوعية واليومية.

5. العمل الأهم هو الذي يعطي نتائج وقيمة أكبر يستفيد منه أكبر عدد من الناس ويضاف إلي قائمة إنجازاتك.

6. افرز وصنف قائمة المهام إلي مجموعات (هامة جداً – هامة – أقل أهمية) ثم صنف مفردات كل مجموعة إلي (أكثرها أهمية ثم المهمة وهكذا).

7.إذا كان عليك أكل ضفدعتين فابدأ بالأبشع أي ابدأ بالمهمة الأصعب .

8. قلل ساعات نومك واستعيد نشاطك، فنم مبكراً واستيقظ مبكراً .

9. أعمل بذكاء أكثر من أن تعمل بمجهود أكبر.

10.احذر من المهام ذات النهايات غير المحددة: فتعلم أن تضع إطاراً زمنياً واضحاً لبداية ونهاية مهامك.

11. قم بمهمة واحدة في كل مرة: فانس كل شئ إلي أثناء قيامك بهذه المهمة إلي تنتهي منها فذلك سوف يزيد من تركيزك ويقلل من تشتت الذهن، أو كما يقول المثل المصري الشهير «أبو بالين كداب».

12. تعلم قول «لا» وتكون لطيفاً واحذر سياسة الباب المفتوح.

13. تعلم فن التفويض: فالمهام قليلة الأهمية يمكن تفويضها لتوفير مزيد من الوقت. وهنا أسأل نفسك : لمن أفوض ؟ ومن هو خير مني في هذا العمل ؟ ومن هو متاح أمامي لتفويضه العمل ؟ ومن سيستمتع بهذا العمل ؟ ومن يستفيد بهذا العمل ؟

14. قاوم إغراء الأعمال الصغيرة الممتعة.

15.تذكر قاعدة باريتو (80 / 20) : إن 20 % من الوقت المتاح تستطيع أن تحقق فيه 80 % من النتائج.

16. لا تكرر المجهود: برمج نفسك علي عدم تكرار الأمر أكثر من مرة، فإذا بدأت عمل لا تتركه إلا عندما تنتهي منه.

17. استراتيجية الـ Double Time: فإذا كنت تقضي فترات طويلة علي الفيس بوك علي سبيل المثال، حاول أن تستثمر وقتك وتقوم بعمل مهمة أخرى في نفس الوقت تستفيد منها مثل سماع محاضرة في التنمية البشرية أو أي مجال آخر أو تصفح مواقع الإنترنت المعلوماتية لتستزيد من المعلومات الإخبارية وغير الإخبارية.. فاستراتيجية ال double time مهمة جداً في إدارة الوقت وأبسط مثال علي هذه الاستراتيجية هو قراءة كتاب في وسيلة المواصلات أو إجراء المكالمات غير الهامة أثناء التنقل من مكان لآخر.. فهذا استثمار للأوقات الهامشية.

18. قبل الشروع في أي مهمة جهز كل الأدوات التي تريد استخدامها (كمبيوتر – أقلام – أوراق – ملفات … الخ)، هذا يجنبك تشتت الذهن وضياع الوقت في البحث والتنقيب عن الأشياء الضائعة والتي تكون في احتياج إليها.

19. قسم المهمة الكبيرة إلي مجموعة مهام صغيرة ونفذها جزء جزء إلي أن تقوم بالإنتهاء منها.

20. استخدم استراتيجية الدقائق العشر: فإذا كان لديك عمل يجب أن تقوم به لكن تراودك نفسك علي تأجيله فابدأ العمل في هذا المشروع لمدة عشر دقائق واتركه ثم ارجع إليه مرة أخرى فهذا يكسر الحاجز النفسي بينك وبين المهمة الثقيلة التي تريد القيام بها.

21. قم بتقديم عقارب ساعتك 5 دقائق: فالأشخاص الذين يهتمون بالإنجاز غالباً ما يقدمون عقارب الساعة بضع دقائق للأمام، لأن هذا يخلق لديهم إحساس بالعجلة، ولكن لا تكن مهتماً بشكل زائد بمسألة إنهاء العمل لئلا يكون هذا على حساب دقة النتائج

22. خذ قسط من الراحة: «لا تظن مطلقاً أن وقت الراحة هو إضاعة لوقتك»، ومن ثم لابد وأن يتخلل أداء العمل اليومى فترات للإسترخاء والراحة.

والآن وبعد أن تعرفت علي لصوص الوقت عليك أن تتعامل مع هؤلاء اللصوص بحزم من خلال إتباع الاستراتيجيات سابقة الذكر.

« فالوقت = الحياة… فأستغل كل دقيقة وكأنها ثروة مُقدمة لك »

الوقت أغلى ما يمتلكه البشر بولا مجدى - مدرب و محاضر بالمركز الكندي للتنمية البشرية